퇴직한 회사가 경력증명서 발급을 거부할 수 있나요?

근로기준법 제39조는 사용자가 근로자의 청구가 있는 경우 사용증명서를 발급하도록 정하고 있다는 것이 일반적인 해석입니다. 시행령에서 정한 기간 내 청구이면 발급을 거부하기 어렵다는 것이 일반적인 실무 견해이며, 거부가 지속될 경우 관할 노동청 진정으로 이어질 수 있습니다.

경력증명서에 사유나 평가를 추가로 적어달라고 요구할 수 있나요?

근로기준법 제39조 제2항은 근로자가 요구하지 않은 사항을 사용증명서에 적지 못한다는 취지로 해석된다는 것이 일반적인 견해입니다. 청구한 항목 외 평가·징계 사유 등을 임의로 추가할 수 없는 것이 일반적이므로 청구서에 항목을 구체적으로 기재하는 것이 안전합니다.

노동청 진정을 넣으면 반드시 발급이 강제되나요?

노동청 진정은 근로감독관의 행정지도·시정조치·과태료 부과 등으로 이어질 수 있는 신고 절차이며, 결과는 사안마다 달라질 수 있다는 것이 일반적인 견해입니다. 진정 결과를 보장하기 어려우므로 청구 사실을 입증할 자료(메일·내용증명)를 사전에 확보해 두는 것이 안전합니다.

경력증명서 발급 거부, 청구 근거부터 노동청 진정까지

최종 갱신: 2026-05-12

이직·재취업·경력 인증 과정에서 전 직장에 경력증명서를 청구했을 때 「퇴직자는 발급해 줄 수 없다」, 「내부 규정상 불가하다」는 답을 받는 사례가 의외로 자주 발생합니다. 본 가이드는 근로기준법 제39조 사용증명서 청구권을 근거로 경력증명서 발급을 정식 요청하는 방법과, 거부가 지속될 때 활용할 수 있는 노동청 진정 절차를 단계별로 정리했습니다.

1. 근로기준법 §39 사용증명서 청구권

근로기준법 제39조는 근로자가 청구하는 경우 사용자가 사용기간·업무 종류 ·지위·임금 등 근로자가 요구한 사항만을 적은 증명서를 즉시 발급하도록 정하고 있다는 것이 일반적인 해석입니다. 경력증명서는 실무상 사용증명서의 한 형태로 운용되는 사례가 많고, 동일한 법적 근거로 청구할 수 있다는 견해가 일반적입니다.

사용증명서 청구 가능 기간은 시행령에서 정한 기간 내라는 것이 일반적인 해석입니다. 구체적인 기간은 본 가이드에서 단정하지 않으며, 사안 발생 시점의 시행령을 사전에 확인하는 방식이 안전합니다. 기간 도과 후 청구도 회사가 임의로 발급하는 경우가 있어, 우선 정식 청구를 시도해 보는 것이 일반적인 실무 처리입니다.

2. 1단계 — 서면 청구 (메일·내용증명)

전 직장 인사 담당자에게 경력증명서 발급을 청구할 때는 구두 요청보다 서면 형태가 안전합니다. 일반 사내 메일로 보내되, 회신이 없거나 발급 거부 회신이 오면 내용증명 우편을 추가로 발송하는 방식이 권장됩니다. 내용증명은 발송 사실·도달 사실·내용을 우체국이 보존해 주는 우편으로, 추후 노동청 진정 시 「청구 사실」을 입증하는 자료로 활용됩니다.

청구서에는 ① 사용기간(입사일·퇴직일), ② 업무 종류 또는 부서·직책, ③ 지위(정규직·계약직 등), ④ 발급 형식(원본·전자문서), ⑤ 수령 방법(우편· 방문·메일) 등 필요한 항목을 구체적으로 명시하는 것이 안전합니다. 근로기준법 제39조 제2항은 근로자가 요구하지 않은 사항을 적지 못한다는 취지로 해석되므로, 청구서에서 항목을 명시하면 회사가 임의로 평가· 징계 사유 등을 추가하는 것을 차단하는 효과가 있다는 것이 일반적인 실무 견해입니다.

3. 2단계 — 재청구·근거 명시

첫 청구에 회사가 거부 회신을 보내거나 응답하지 않는 경우, 재청구 단계에서는 근로기준법 제39조 조항을 명시하고 회사의 발급 의무 일반론을 함께 적어 두는 것이 안전합니다. 「귀사의 발급 의무 일반론은 근로기준법 제39조에 따른 것으로 이해하며, 미발급이 지속될 경우 관할 노동청 진정 제기를 검토하겠다」는 취지를 적어 두면 회사가 자발적으로 발급으로 태도를 전환하는 사례가 일반적입니다.

재청구 단계에서도 청구 내용·발송 사실·도달 사실을 입증할 수 있는 방식으로 발송하는 것이 안전합니다. 메일은 발송함·읽음 표시를 보관하고, 내용증명은 우체국 영수증·등기번호를 보관해 두는 방식이 일반적입니다.

4. 3단계 — 관할 노동청 진정

재청구에도 발급이 이루어지지 않는 경우 관할 고용노동지청에 진정을 제기할 수 있다는 것이 일반적인 실무 견해입니다. 진정은 고용노동부 민원마당 온라인 접수 또는 관할 지청 방문·우편으로 접수할 수 있으며, 진정서에는 ① 사용자(회사) 정보, ② 근로자 정보, ③ 청구 경위(일자·청구 항목·회신 여부), ④ 첨부 자료(청구서 사본·회신 사본·내용증명 영수증) 등을 적습니다.

근로감독관은 회사에 대해 행정지도·시정조치·과태료 부과 등의 조치로 이어질 수 있다는 것이 일반적인 해석입니다. 근로기준법 제116조는 같은 법상 의무 위반 행위 일부를 과태료 부과 대상으로 정하고 있다는 것이 일반적인 해석이며, 구체적 부과 여부·금액은 사안과 시행령에 따라 달라질 수 있어 본 가이드에서는 단정하지 않습니다. 진정 결과를 보장 하기는 어려우므로, 청구 경위를 입증할 자료를 미리 정리해 두는 것이 안전합니다.

5. 재발급·전자증명·휴·폐업 회사 대응

한 번 발급받은 경력증명서를 분실해 재발급을 요청하는 경우, 전 직장이 재발급에 응할 의무가 같은 §39 범위 내라는 것이 일반적인 해석입니다. 다만 시행령 기간 도과 후에는 회사가 임의로 응하는지에 좌우될 수 있어 가능한 한 발급일 직후 PDF 사본·인쇄본을 별도 보관해 두는 방식이 안전합니다.

회사가 휴업·폐업한 경우에는 사업주에게 직접 청구하는 것이 어렵습니다. 이 경우 ① 국민연금 가입 이력, ② 건강보험 자격 이력, ③ 고용·산재보험 자격 이력 등 사회보험 가입 이력 발급으로 사용기간을 대체 입증하는 것이 일반적인 실무 처리입니다. 또한 폐업 회사의 청산인·법정대리인을 통한 청구가 가능할 수도 있어, 사정에 따라 변호사 등 전문가 상담을 받는 방식이 권장됩니다.

6. 경력증명서 청구서에 반드시 들어가야 할 항목

현장에서 자주 누락되는 항목은 ① 청구인의 인적사항(성명·생년월일· 연락처), ② 사용기간(입사일·퇴직일), ③ 청구하는 기재 사항(근로기준법 제39조 제2항 취지에 맞춘 항목 명시), ④ 발급 부수·발급 형식, ⑤ 수령 방법, ⑥ 청구일·서명입니다. 청구 항목 외 평가·징계 사유 등을 임의로 추가하지 말라는 취지를 함께 적어 두는 것이 안전합니다.

7. 자주 묻는 질문 3가지

퇴직한 회사가 경력증명서 발급을 거부할 수 있나요? 근로기준법 제39조는 사용자가 근로자의 청구가 있는 경우 사용증명서를 발급하도록 정하고 있다는 것이 일반적인 해석입니다. 시행령에서 정한 기간 내 청구이면 발급을 거부하기 어렵다는 것이 일반적인 실무 견해이며, 거부가 지속될 경우 관할 노동청 진정으로 이어질 수 있습니다.
경력증명서에 사유나 평가를 추가로 적어달라고 요구할 수 있나요? 근로기준법 제39조 제2항은 근로자가 요구하지 않은 사항을 사용증명서에 적지 못한다는 취지로 해석된다는 것이 일반적인 견해입니다. 청구한 항목 외 평가·징계 사유 등을 임의로 추가할 수 없는 것이 일반적이므로 청구서에 항목을 구체적으로 기재하는 것이 안전합니다.
노동청 진정을 넣으면 반드시 발급이 강제되나요? 노동청 진정은 근로감독관의 행정지도·시정조치·과태료 부과 등으로 이어질 수 있는 신고 절차이며, 결과는 사안마다 달라질 수 있다는 것이 일반적인 견해입니다. 진정 결과를 보장하기 어려우므로 청구 사실을 입증할 자료(메일·내용증명)를 사전에 확보해 두는 것이 안전합니다.

면책

본 서비스는 일반적으로 통용되는 문서 양식을 제공하며, 법률 자문이 아닙니다.

개별 사안에 대한 법적 효력이나 적합성을 보장하지 않습니다.

구체적인 법률 효과가 필요한 경우 변호사 등 전문가 상담을 권장합니다.